Dans la gestion électronique des documents (GED), les types de contenus et leurs métadonnées jouent un rôle central pour organiser, retrouver et exploiter efficacement les informations.
Voici quelques des tyes des contenus utilisés dans des projets intégrant des processus optimisés.
Types de contenus
Les types de contenus définissent les catégories ou formats de documents que le système GED peut gérer. Chaque type de contenu est une représentation d’un document spécifique ou d’un processus métier (par exemple, facture, contrat, rapport, etc.). Ils permettent de structurer les documents en fonction de leur nature et de leur finalité.
Factures fournisseurs (sans connexion au système comptable ou ERP)
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Factures Fournisseurs |
Type de document |
Facture, Note de crédit, Rappel |
Liste |
|
Nom du fournisseur |
|
String |
|
No de facture |
|
String |
|
Date |
|
Date |
|
Devise |
CHF, EUR, USD |
LIste |
|
Montant |
|
Number |
|
Taux TVA |
8.1, 3.8, 2.6, 0 |
Liste |
|
No de commande |
|
String |
|
Date d'échéance |
|
Date |
|
QRIBAN |
|
Boolean |
|
État |
À valider N+1,À comptabiliser, Archivé |
Liste |
|
Validateur |
Val 1, Val 2, Val 3 |
Liste |
Factures fournisseurs (avec connexion au système comptable ou ERP)
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Factures Fournisseurs |
Type de document |
Facture, Note de crédit, Rappel |
Liste |
|
Nom du fournisseur |
|
Liste |
|
No IDE (TVA) fournisseur |
|
|
|
No de facture |
|
String |
|
Date |
|
Date |
|
Devise |
CHF, EUR, USD |
LIste |
|
Montant |
|
Number |
|
Taux TVA |
8.1, 3.8, 2.6, 0 |
Liste |
|
No de commande |
|
String |
|
Date d'échéance |
|
Date |
|
QRIBAN |
|
Boolean |
|
État |
À valider N+1,À comptabiliser, Archivé |
Liste |
|
Validateur |
Val 1, Val 2, Val 3 |
Liste |
Factures Débiteurs
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Factures Débiteurs |
Nom du débiteur |
|
String |
|
No Facture |
|
String |
|
Montant |
|
Number |
|
Date |
|
Date |
Contrats Fournisseurs
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Contrats Fournisseurs |
Nom du fournisseur/Tier partie |
|
String |
|
No de contrat |
|
String |
|
Date du contrat |
|
Date/Time |
|
Type de document |
Assurance, Bail, Prestations, Logiciel , Informatique, Location |
String |
|
Date début contrat |
|
Date/Time |
|
Date fin contrat |
|
Date/Time |
|
Date de préavis |
|
Date/Time |
|
Objet du contrat |
|
String |
|
État |
À Actif, En révision, Archive |
String |
Contrats Clients
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Contrats Clients |
Nom du client |
|
String |
|
Date du contrat |
|
Date/Time |
|
Type de document |
Assurance, Bail, Licences, Agent Commercial, Logiciel SaaS, D'apport d'affaires, Lettre d'intention, Prestation Informatique, Location |
String |
|
Date début contrat |
|
Date/Time |
|
Date fin contrat |
|
Date/Time |
|
Objet du contrat |
|
String |
Courrier entrant
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Courrier entrant |
Expéditeur/Émetteur (ID) |
|
String |
|
Destinataire (ID) |
Depuis les listes internes, Table de par défaut |
String |
|
Date du document (DT) |
|
Date/Time |
|
Type de document (ID) |
Note interne, Directive, Contrat, Police d'assurance, Contravention, PV (Procès-verbal), Déclaration, Lettre, Compte-rendu, Email, Annonce et actualité, Information, Brevet, Données / Statistiques, Rapport |
String |
RH - Dossier collaborateur
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| RH - Dossier collaborateur |
No-Collaborateur/Matricule |
|
Number |
|
Noms & Prénoms |
|
String |
|
Date de naissance |
|
Date |
|
Fonction |
Directeur, Secrétaire, Chef de service, Comptable |
String |
|
Date |
|
Date |
|
Type de document |
|
String |
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Dossier client |
Prénom et Nom |
|
String |
|
Raison sociale |
|
String |
|
Type de document |
Information, Contrat, Facture, Email, Avis, Courier, Bon de commande |
String |
|
Flux |
Entrant, Sortant |
String |
|
Responsable |
|
String |
|
Sujet (S) |
|
String |
|
État |
A traiter, A signer, En attente, A envoyer, Archive |
String |
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Dossier fournisseur |
Raison sociale |
|
String |
|
No de pièce |
|
String |
|
Type de document |
Facture, Bulletin de paie, Contrat, Correspondance, Offre |
String |
|
État |
À traiter, Archive |
String |
|
Responsable |
|
String |
|
Date du document |
|
Date/Time |
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Documents généraux |
Type de document |
Information, Email, Sujet secondaire, Status, Lettre, Directive, Note interne, Facture |
String |
|
Date du document |
|
Date/Time |
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Emails (Courriel) |
Note |
|
String |
|
État |
Ouvert, Clôturé |
String |
|
Émetteur (ID) |
|
String |
|
Destinataire (ID) |
|
String |
|
Date du document (DT) |
|
Date/Time |
|
Type de document (ID) |
Note interne, Directive, Contrat, Police d'assurance, Contravention, PV (Procès-verbal), Déclaration, Lettre, Compte-rendu, Email, Annonce et actualité, Information, Brevet, Données / Statistiques, Rapport |
String |
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Modèles de documents |
Type de document |
Lettre client, Lettre Information, Annotation Service, Résiliation contrat, Tâches, Ordre du jour, Procès-verbal |
String |
|
Date du modèle |
|
Date/Time |
|
Sujet |
|
String |
|
État |
A traiter, A signer, En attente, A envoyer, Archivé |
String |
|
Remarque |
|
String |
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Séances |
État |
Prochaine séance, Tâches à exécuter, Tâche en cours d'exécution, Archivé |
String |
|
Traité le (Type Date) |
|
Date |
|
Traité par Liste Collaborateurs |
|
String |
|
Date de la séance |
|
Date |
|
Remarque |
|
String |
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Pièces comptables |
No Pièce (S) |
|
String |
|
Date (DT) |
|
Date/Time |
|
Type de document |
Bilan, Justificatif bancaire, Résumé bancaire, Relevés bancaires |
String |
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Documents fiscaux |
Type de document |
Certificat de salaire, Relevé LPP, État des tiers, Relevés bancaires, Déclaration d'impôts, Calculs |
String |
|
Année fiscale |
2020, 2021, 2022... |
Number |
|
État |
À traiter, En traitement, Archivé |
String |
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Service IT (Informatique) |
Type de document |
Devis, Cahier des charges, Spécifications |
String |
|
Nom du fournisseur |
|
String |
|
Nom du projet |
|
String |
|
Date du document |
|
Date |
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Fiduciaire |
Client (Prénom et Nom) |
|
String |
|
Service |
Conseil en droit soc, Comptabilité d’impôt, Comptabilité et gestion, Aide à la gestion financière, Aide à la gestion administrative, Gestion des salaires, Facturation des prix, Financements et investissements, Analyse du bilan et du compte de résultat |
String |
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Décompte bancaire |
Client |
|
String |
|
Banque |
|
String |
|
Année fiscale |
2019, 2020, 2021, 2022 |
Number |
|
Mois |
Janvier, Février, Mars, Avril, Mai, Juin ... |
String |
|
Type de documents |
Bouclement annuel, Décompte mensuel |
String |
| Type de contenu |
Metadonnées |
Valeurs / Options |
Types données |
| Projets |
No Projet |
|
String |
|
Type de document |
Cahier de charges, Spécifications, Liste des tâches, Check List, Cahier de validation |
String |
|
Date document |
|
Date/Time |
|
Responsable |
|
String |
Importance dans une GED
L’association de types de contenus et de métadonnées permet :
Une recherche rapide : Grâce à des métadonnées bien définies, les documents sont facilement repérables.
Une gestion automatisée : Les workflows peuvent être basés sur les types de contenus (par exemple, validation automatique d’une facture).
La conformité : Assurer que les documents contiennent toutes les informations nécessaires pour répondre à des obligations légales ou organisationnelles.
Dans une solution comme Doc.SERIES, les types de contenus et leurs métadonnées sont entièrement configurables pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
