Types de contenus
Importance des Types de Contenus et Métadonnées dans une GED
Dans la gestion électronique des documents (GED), les types de contenus et leurs métadonnées jouent un rôle essentiel pour organiser, retrouver et exploiter efficacement les informations.
Avec les avancées technologiques, notamment l'intégration d'outils d'intelligence artificielle et de reconnaissance automatique des documents, il devient crucial d'utiliser des structures de contenus optimisées.
Voici quelques exemples de types de contenus couramment utilisés dans les projets intégrant des processus optimisés, accompagnés d'explications et d'exemples d'utilisation. Avant, ces métadonnées ou index étaient principalement utilisés pour la recherche des documents. Aujourd'hui, avec la reconnaissance automatique, plus besoin de saisies manuelles chronophages : ces données servent désormais aussi à générer des statistiques précieuses et à alimenter les prises de décision stratégiques en entreprise.
Types de contenus
Les types de contenus définissent les catégories ou formats de documents que le système GED peut gérer. Chaque type de contenu correspond à un document spécifique ou à un processus métier (par exemple : factures, contrats, rapports). Ils permettent de structurer les documents selon leur nature et leur finalité.
Factures fournisseurs (sans connexion au système comptable ou ERP)
Ces documents concernent les transactions d’achat auprès des fournisseurs.
Exemple d'utilisation : Une entreprise reçoit des factures de différents fournisseurs et les classe automatiquement selon les métadonnées définies.
| Type de contenu | Métadonnées | Valeurs / Options | Type de données |
|---|---|---|---|
| Factures Fournisseurs | Type de document | Facture, Note de crédit, Rappel | Liste |
| Nom du fournisseur | Texte | ||
| N° de facture | Texte | ||
| Date | Date | ||
| Devise | CHF, EUR, USD | Liste | |
| Montant | Nombre | ||
| Taux TVA | 8.1, 3.8, 2.6, 0 | Liste | |
| N° de commande | Texte | ||
| Date d'échéance | Date | ||
| QRIBAN | Booléen | ||
| État | À valider N+1, À comptabiliser, Archivé | Liste | |
| Validateur | Val 1, Val 2, Val 3 | Liste |
Factures fournisseurs (avec connexion au système comptable ou ERP)
Ces documents concernent les transactions d’achat auprès des fournisseurs.
Identique au précédent, avec l'ajout de :
| Métadonnées | Type de données |
|---|---|
| Nom du fournisseur | Liste |
| N° IDE (TVA) fournisseur | Texte |
Factures Débiteurs
Ces documents concernent les transactions de vente à des clients ou débiteurs.
Exemple d'utilisation : Suivre efficacement les factures émises et assurer un meilleur suivi des paiements.
| Type de contenu | Métadonnées | Type de données |
|---|---|---|
| Factures Débiteurs | Nom du débiteur | Texte |
| N° de facture | Texte | |
| Montant | Nombre | |
| Date | Date |
Contrats Fournisseurs
Ces documents formalisent les accords entre l'entreprise et ses fournisseurs.
Exemple d'utilisation : Suivre les échéances des contrats pour anticiper les renégociations ou renouvellements.
| Type de contenu | Métadonnées | Valeurs / Options | Type de données |
|---|---|---|---|
| Contrats Fournisseurs | Nom du fournisseur/Tiers | Texte | |
| N° de contrat | Texte | ||
| Date du contrat | Date/Heure | ||
| Type de document | Assurance, Bail, Prestations, Logiciel, Informatique, Location | Texte | |
| Date début contrat | Date/Heure | ||
| Date fin contrat | Date/Heure | ||
| Date de préavis | Date/Heure | ||
| Objet du contrat | Texte | ||
| État | Actif, En révision, Archivé | Texte |
Contrats Clients
Ces documents formalisent les accords commerciaux avec les clients.
Exemple d'utilisation : Centraliser tous les contrats clients pour faciliter l’accès et le suivi administratif.
| Type de contenu | Métadonnées | Valeurs / Options | Type de données |
|---|---|---|---|
| Contrats Clients | Nom du client | Texte | |
| Date du contrat | Date/Heure | ||
| Type de document | Assurance, Bail, Licences, Agent Commercial, Logiciel SaaS, D'apport d'affaires, Lettre d'intention, Prestation Informatique, Location | Texte | |
| Date début contrat | Date/Heure | ||
| Date fin contrat | Date/Heure | ||
| Objet du contrat | Texte | ||
| État | Actif, En révision, Archivé | Texte | |
| Responsable interne | Texte | ||
| Montant du contrat | Nombre | ||
| Devise | CHF, EUR, USD | Liste |
Courrier entrant
Ces documents regroupent toutes les communications reçues par l'entreprise.
Exemple d'utilisation : Automatiser la distribution interne et l’archivage sécurisé des courriers reçus.
| Type de contenu | Métadonnées | Valeurs / Options | Type de données |
|---|---|---|---|
| Courrier entrant | Expéditeur/Émetteur (ID) | Texte | |
| Destinataire (ID) | Liste interne | Texte | |
| Date du document (DT) | Date/Heure | ||
| Type de document (ID) | Note interne, Directive, Contrat, Lettre, Email, etc. | Texte |
RH - Dossier collaborateur
Ces documents contiennent toutes les informations relatives aux collaborateurs.
Exemple d'utilisation : Faciliter la gestion administrative des employés, depuis l’embauche jusqu’à la gestion des carrières.
| Métadonnées | Type de données |
|---|---|
| No Collaborateur | Nombre |
| Noms & Prénoms | Texte |
| Date de naissance | Date |
| Fonction | Texte |
| Date | Date |
| Type de document | Texte |
Importance dans une GED
L’association de types de contenus et de métadonnées permet :
- Une recherche rapide : grâce à des métadonnées précises, les documents sont facilement localisables.
- Une gestion automatisée : workflows basés sur des types de contenus, facilitant l’automatisation (ex. : validation automatique des factures).
- La conformité réglementaire : garantie que chaque document respecte les obligations légales et internes.
Dans une solution comme Doc.SERIES, les types de contenus et leurs métadonnées sont entièrement configurables, s’adaptant ainsi aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
