La dématérialisation des documents répond à de nombreux enjeux : télétravail, productivité, conformité légale. Pour réussir votre projet de Gestion Électronique de Documents (GED), voici les erreurs à ne pas commettre.


1️⃣ Considérer la GED comme un simple outil

Un projet de GED est avant tout un projet global d’entreprise. Il doit répondre aux besoins actuels tout en anticipant la transformation numérique à moyen terme. La GED n’est pas seulement un logiciel, mais un levier stratégique pour atteindre des objectifs définis par les différentes directions. Impliquer les utilisateurs dès le choix de l’outil favorise leur adhésion et simplifie la conduite du changement.


2️⃣ Négliger la politique d’archivage

Une politique d’archivage claire améliore l’utilisation quotidienne de la GED. Avant la mise en place, définissez :

  • La durée de conservation des documents.
  • Leur niveau de confidentialité.
  • Les métadonnées associées.

Veillez à respecter les obligations légales en matière de protection des données.


3️⃣ Sous-estimer l’acquisition des documents

L’acquisition des documents est essentielle pour une GED efficace. Un bon système doit permettre :

  • Le traitement des documents papier.
  • L’automatisation de l’intégration des fichiers numériques (serveurs, emails).

Prévoyez dès le départ des solutions adaptées à vos flux documentaires.


4️⃣ Imaginer un processus unique de dématérialisation

La gestion documentaire couvre tout le cycle de vie du document :

  • Acquisition : Intégration et numérisation des documents.
  • Gestion : Consultation, modification, recherche.
  • Circulation : Automatisation des flux documentaires.

Une GED réussie doit gérer l’ensemble de ces étapes de manière cohérente.


5️⃣ Oublier l’interopérabilité

Votre GED doit s’intégrer harmonieusement au système d’information existant (ERP, comptabilité, RH…). Vérifiez que l’outil choisi propose des connecteurs API ou des échanges de fichiers normalisés pour assurer une interaction fluide avec vos logiciels métiers.



Conclusion

Une GED réussie repose sur une approche globale, anticipant les besoins futurs, impliquant les collaborateurs et assurant une parfaite intégration dans l’écosystème digital de l’entreprise.