Document électronique et cycle de vie

Un document est à la fois un support d’informations et un moyen d’échange. Il se caractérise principalement par sa mise en page, ses dimensions physiques, son volume en nombre de pages et ses contenus (texte, graphique, image).

La majorité des documents est aujourd'hui produite automatiquement par des systèmes informatiques comme ceux de gestion bancaire qui établissent des relevés de comptes ou encore ceux de comptabilité qui, présents dans toutes les organisations, génèrent des factures.

Une fois créé, ce document peut être imprimé ou non. Il est stocké sur un serveur, dans un format pérenne et non modifiable, afin d’être à la disposition des personnes habilitées à le consulter, voire à le télécharger.

La production d'un document suit un processus de création, de diffusion et d'archivage relativement complexe. Il fait appel à un grand nombre d‘acteurs et met en oeuvre différentes techniques informatiques. Néanmoins, ce processus peut être modélisé afin d’être géré dans les meilleures conditions.

Le modèle présenté ci-après et dénommé « Cycle de vie des documents » comporte quatre étapes principales : « Conception et création », « Gestion », « Production-diffusion » et « Archivage ».

Attention à ne pas confondre le cycle de vie d'un document dans son ensemble création, diffusion, gestion et archivage; par rapport à la fonctionnalité du cycle de vie dans Doc.ECM qui permet de définir la durée de vie d'un document dans son cycle de vie.

Conception et création

Un document électronique peut avoir deux origines :

a) Soit il a été conçu et réalisé électroniquement avec des moyens informatiques automatisé ou non. Dans ce cas, le document est nativement électronique et c’est un original.

b) Soit il résulte d’un processus de numérisation qui transforme un document papier en document électronique.

Dans ce cas, le document papier reste toujours l’original et le document électronique en est une représentation, donc une copie. L’étape de création est donc celle qui donne naissance au document. C’est elle qui permet de préciser les premières métadonnées qui le caractérisent :

L’étape de création est donc celle qui donne naissance au document. C’est elle qui permet de préciser les premières métadonnées qui le caractérisent :

nature (fiche de salaire, contrat, facture, lettre), origine (papier ou électronique), auteurs, niveau de confidentialité, durée de conservation, etc.

Autant d’informations qui vont intervenir dans les modalités juridiques et techniques de l’archivage, étape ultime du cycle de vie.

Étape de gestion

L’étape de gestion consiste à mettre en oeuvre les processus et les outils informatiques d’échange et de partage des documents entre les différents acteurs d’une même organisation. Fonctionnellement, ces outils permettent notamment de compléter les métadonnées du document, d’assurer son stockage dans un ou plusieurs formats de représentation - selon que ce document est révisable ou non - et bien évidemment d’organiser sa consultation sous certaines conditions d’accessibilité.

Les outils informatiques de Gestion Électronique de Documents (GED) et de gestion de processus (Workflow) sont parfaitement adaptés à cette étape du cycle de vie. Grâce à des mécanismes d’horodatage, ils permettent d’enregistrer et de conserver la nature des événements liés à l’usage et à l’évolution de chaque document.

Étape de production et de diffusion

Cette étape concerne la communication du document dans sa forme finale et dans un format de représentation dit non révisable ou non modifiable.

Cette communication est réalisée de façon « Push » ou de façon « Pull ».

Dans le premier cas, Push , il s’agit de la diffusion du document vers son destinataire. Dans ce processus, le document peut être diffusé sous forme papier et/ou sous forme électronique. L’éditique est l’ensemble des outils et des méthodes informatiques qui permettent la composition, l’impression et la diffusion des documents. L'e-mail est le moyen qui permet sa diffusion sous forme électronique.

Distribution interne

Documents envoyés en distribution interne / externe / signature / acquittement.

Documents sortants envoyés par email, manuelle ou automatiquement

Dans le cas de la diffusion « Pull », le document est mis à la disposition des destinataires sur un serveur. Ce sont eux qui, en fonction de leur niveau d’habilitation, gestion des droits, font la démarche pour le consulter et le télécharger.

Consultation de documents

Téléchargement, selon droits

Étape d’archivage

L’étape d’archivage a pour corollaire, dans la plupart des cas, l’élimination comme sort final. C’est l’étape ultime du cycle de vie d’un document.

Les Systèmes d’Archivage Électronique (SAE) sont les outils qui répondent à ce besoin. Sur le plan fonctionnel, ils permettent de gérer les versements, de finaliser les métadonnées associées, de faire des recherches, de consulter, de télécharger et finalement de proposer des destructions de documents.

Cette étape met en oeuvre des techniques informatiques dont la pérennité, comme par exemple la durée de vie des supports informatiques, n’est pas toujours en concordance avec les contraintes légales de conservation des documents.

Document à valeur probante

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