Lexique GED - Gestion électronique de documents

GED : "Gestion Électronique de Documents". Logiciel permettant de classer, retrouver et gérer les documents en format numériques (pdf, docx, xlsx, pttx, txt).

GEIDE : "Gestion Électronique de Documents et d'Informations Existants". Cette modernisation de l'acronyme GED vise à renforcer l'association entre la notion de gestion d'information et celle de gestion documentaire. Ce qui traduit l'évolution des logiciels de gestion documentaire dés lors qu'ils intègrent des fonctionnalités permettant d'exploiter les documents en tant que vecteurs de l'Information (workflow, alertes, annotations...). Ceci est le cas de Doc.ECM

ECM : Entreprise Content-Management : la gestion des contenus pour les entreprises. Cela couvre toute l'information véhiculée sur les documents entrants, les documents sortants, les documents internes et les publications : capture, acquisition, création, composition, diffusion, partage...

Dématérialisation : La dématérialisation des documents désigne le remplacement du support papier par un fichier électronique. Pour une entreprise la dématérialisation peut concerner les « documents sortants » c’est à dire les documents destinés à être envoyés aux clients et dont une grosse partie est générée avec les logiciels de gestion commerciale (ERP, applicatifs métier, logiciels de facturation…). La dématérialisation peut également concerner les « documents entrants » c’est à dire les documents reçus tels que les factures de fournisseurs, contrats, les courriers des clients...

A) Dématérialisation des documents entrants

La « dématérialisation des documents entrants» consiste à numériser (avec un scanner, imprimante multifonction ) les documents reçus au format papier (courriers ou imprimés tels que factures, bons de commande, bons de livraison…) et à conserver et traiter en copie électronique. Les copies électroniques seront généralement conservées au format PDF/A.

Dans la majorité des cas, la dématérialisation est entreprise avec la mise en œuvre d’une GED/GEIDE car celle-ci apporte une efficience aux niveaux de l’archivage tout en introduisant des fonctionnalités supplémentaires telles que l’indexation multicritère des documents, le workflow documentaire, l'intégration avec des systèmes tiers. Avec la GED, la dématérialisation des documents permet de cumuler plusieurs avantages, voici quelque unes :

• Optimiser et fiabiliser les processus de traitement des factures fournisseurs, courriers des clients, contrats, dopièces comptables, documents RH, ... tout type de document ;
• Faciliter le lien entre les documents archivés et les données gérées dans les applicatifs métier ;
• Faciliter l’accès aux documents et la connaissance des traitements déjà effectués ;
• Sécuriser l’accès aux documents ;
• Limiter la consultation de certains documents aux personnes concernées ;
• Améliorer la flexibilité en facilitant l’accès aux documents nécessaires pour chaque poste de travail.

B) Dématérialisation des documents sortants

La « dématérialisation des documents sortants» consiste généralement à mettre en œuvre soit une solution EDI (Echange de Données Informatiques), soit une solution de diffusion des documents au format PDF. Ces documents PDF pourront être signés électroniquement ; ce qui permet de les sceller pour garantir leur intégrité et pour épondre aux exigences de la législation.

Input-Management : Gestion automatisée des documents entrants (documents reçus par e-mail, par courrier, depuis une application tiers ). Peut couvrir à la fois les solutions logicielles (RAD/LAD, OCR, GED/GEIDE...) et le matériel nécessaire (scanners, imprimantes multifonctions, emails ...).

OCR : Optical Character Recognition soit en français "Reconnaissance Optique de Caractères". Processus de reconnaissance des textes sur les documents scannés. Les scanners produisent une image numérique des documents. L'OCR convertit les écritures dactylographiées visibles sur ces images en données alphanumériques exploitables par des logiciels tels que traitements de textes, logiciels d'indexation, etc.

RAD : "Reconnaissance Automatique de Documents". Solution logicielle permettant de reconnaître un document en fonction de sa mise en page, des images, des textes et des informations numériques présentes sur ce document.

LAD : "Lecture Automatique de Documents". Solution logicielle permettant la lecture des informations dactylographiées recueillies sur des documents imprimés, des PDF ou d'autres formats électroniques.

BPM : "Business Process Management " littéralement traduisible de l'Anglais par "Gestion des Processus Métier". Désigne la modélisation et la gestion des procédures ou routines de travail qui permettent d'atteindre les objectifs d'une organisation.

Workflow : de l'Anglais "flux de travail". Désigne la modélisation et le suivi des tâches à accomplir : procédures organisationnelles, historiques des actions et échanges d'informations entre les personnes impliquées (commentaires, notes). Un workflow intégré à une GED /GEIDE permet de formaliser et de systématiser les procédures de travail autour des documents.

SAE : Système d'Archivage Electronique

ISO 14641-1 (NF Z42-013): Norme qui énumère les mesures techniques et organisationnelles pour mettre en œuvre un système d'archivage électronique à vocation probatoire.

Indexation multicritère : Classement de chaque document avec plusieurs index. Les index peuvent être des dates, des valeurs numériques, des valeurs alphanumériques. Ces index renseignent des critères de classement. L'image ci-dessous présente des exemples de critères et d'index pour des documents sélectionnés avec la requête **Type = "Courrier" et **"Contrat" et (01/05/2020 < Date> 06/05/2020) et Expéditeur = "Medidata AG"

PDF : Format de Document Portable (en anglais, Portable Document Format) créé par Adobe™. Ce format permet de sortir les documents électroniques (communément désignés par Documents PDF) sur différentes imprimantes tout en respectant la mise en page.

PDF/A : Désigne les PDF d’archivage définis par la norme ISO 19005-1. Ces formats sont surtout destinés à encapsuler, dans le fichier, tous les éléments utiles à la lecture du document (polices, images, espace colorimétrique, signatures, certificats ...) et à garantir que le document pourra être restitué à l'identique dans les années à venir sans aucune dépendance vis à vis de lecteurs propriétaires ou d'objets externes.

Versioning : Conservation des modifications successives apportées à un document.