Document électronique et cadre normatif en Suisse e-CH
e-CH est l’organisation suisse de normalisation dans le domaine de la cyberadministration. Des représentants des administrations et de la branche de l’informatique collaborent à l’élaboration de normes spécifiques.
Après avoir été testées selon une procédure définie et approuvées par une commission d’experts, les normes sont publiées sur le site d’e-CH.
L’ organisation de normalisation e-CH a été créée par l’USIC, puis elle s’est constituée en association, statut juridique sous lequel elle est aujourd’hui gérée de façon autonome. Ses membres sont des offices fédéraux, tous les cantons des communes et des villes, la Conférence suisse sur l’informatique, ainsi que d’autres organisations, des universités et une centaine d’entreprises du secteur TIC et enfin des membres individuels.
La convention-cadre L'archivage électronique concernant la collaboration en matière de cyberadministration en Suisse précise en son article 4 « Respect des normes d’échange de données » que les collectivités doivent se baser sur des normes de cyberadministration reconnues au plan international et national. Au niveau national, les normes de l’association e-CH sont déterminantes.
La réalisation technique des fonctions informatiques se fait au moyen de divers produits et systèmes. Le dénominateur commun pour garantir l’interopérabilité entre les systèmes informatiques utilisés est le respect de normes, en particulier pour les protocoles de communication, les formats et les structures de données. La norme la plus importante, parce qu’elle est déterminante pour toutes les fonctions informatiques décrites.
Deux autres normes sont capitales pour la gestion documentaire : ISO 15489, respectivement e-CH-0002, « Records Management », qui formule des exigences techniques et organisationnelles pour l’aménagement des systèmes de gestion des dossiers, et eCH-0037 Directives GEVER Confédération, qui définit le paramétrage des champs dans ces systèmes et garantit la compatibilité des structures des données.
Voir également sur ce blog Article Document électronique et cadre normatif
Exigences
L'archivage doit satisfaire aux exigences suivantes:
l'intégrité des documents, ce qui signifie garantir l'authenticité et l'intégralité des documents, qui doivent ne pas pouvoir être modifiés ultérieurement sans qu'on puisse le vérifier;
la compréhension (fonction de documentation), ce qui signifie que l'archivage doit être organisé de manière à ce que les documents soient compréhensibles sur le fond;
la fidélité à l'original (structure et apparence);
l'authenticité (auteurs et origine);
l'accessibilité (lisibilité et reproduction si nécessaire).
S'il suffit de conserver les documents comptables pendant une certaine durée selon lesprescriptions légales, l'archivage de documents dans les archives d'État et les Archives fédérales a lieu pour une durée illimitée. Dans ce contexte, on parle de sauvegarde à long terme.
Quelques bases légales de l'archivage électronique
En matière de comptabilité commerciale
En vertu de l'art. 957a, al. 5, du code des obligations (CO; RS 220), la comptabilité peut être établie sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente. Il en est de même pour la conservation des livres (art. 958f CO).
L'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico; RS 221.431) règle en détail les exigences de la comptabilité et de la conservation. Lorsque les supports d'information sont modifiables (c'est-à-dire réinscriptibles), l'Olico fixe les conditions suivantes (art. 9 s.):
- l'utilisation de procédés techniques qui garantissent l'intégrité des informations enregistrées (par ex. signature électronique) et le respect des prescriptions correspondantes;
- l'utilisation d'un système d'horodatage (preuve non falsifiable du moment où les informations ont été enregistrées);
- la consignation des procédures et des modes d'utilisation (protocoles et journaux de bord des connexions [log files]);
- le contrôle régulier de l'intégrité et de la lisibilité.
