Doc.Import est un service de la suite Doc.Series qui permet l'insertion automatique des documents depuis des répertoires Windows ou réseaux.

Les documents peuvent être déposés depuis un scanner, imprimante multifonction ou depuis une application externe, ERP, CRM, Système comptable, …

Dès que le document est déposé dans le répertoire, il est automatiquement et instantanément inséré dans la gestion électronique des documents. Selon la configuration ils peuvent insérer 2 à 3 documents par seconde.

Les documents peuvent être importés en 4 modes:

1) Document avec indexation préétablie.

Avec un fichier XML qui contiendra les informations d'indexation.

/data/1/2022/10/DI2022-10-30_22-08-29.png

Exemple de la structure du fichier d'indexation :

<Rechnung>
   <Bezeichnung>171 - Animation jeunesse</Bezeichnung>
   <ReferenzTyp>89</ReferenzTyp>
   <ReferenzNr>113250</ReferenzNr>
   <Erszelldatum>2020-03-26</Erszelldatum>     
   <DebitorNr>491158</DebitorNr>
   <DebitorName>Tissot</DebitorName>
   <Betrag>40.00</Betrag>
</Rechnung>

Dans cette exemple les champs d'indexation et l'identificateur du type de contenu ne correspond pas à ceux du type de contenu Doc.ECM. Dans ce cas l'identifiant doit être vide.

/data/1/2022/10/2022-10-30_22-52-08.png

Il est possible de définir plusieurs règles d’insertion pour divers types de contenus (plans de classement). Dans ce cas, pour chaque règle on doit définir le type de contenu correspondant.

/data/1/2022/10/2022-10-30_23-20-26.png

2) Documents avec indexation préétablie en lien avec le type de contenu et champs.

Dans ce cas, les fichiers XML contiendront la référence du type de contenu et les noms des balises dans le fichier XML correspondant au nom du code des champs d’indexation dans Doc.ECM.

/data/1/2022/10/2022-10-30_23-28-56.png

Ici il est nécessaire de définir la référence à son type de contenu

/data/1/2022/10/2022-10-30_23-34-13.png

3) Documents avec indexation fixe.

A configurer dans l'options à valeurs fixes.

/data/1/2022/10/2022-10-30_23-38-44.png

4) Documents sans indexation.

Juste sélectionner le type de contenu où les documents.

/data/1/2022/10/2022-10-30_23-41-031.png

Voici une des nombreuses possibilités d'automatisation et insertion des documents dans Doc.ECM.

/data/1/2022/10/2022-10-30_22-07-46.png

Note : Le fichier de configuration et logs de Doc.import se trouvent dans :

C:\Users<utilisateur>\Doc.Series\DocSeries\Doc.Import

Format de fichiers supportés :

".pdf", ".tif", ".tiff", ".jpg", ".jpeg", ".png", ".docx", ".dotx", ".doc", ".xlsx", ".xlsm", ".xls", ".pptx", ".ppt", ".txt", ".rtf", ".odt", ".txt", ".docm", ".xml"