Le traitement des factures fournisseurs est un processus où la mise en place d'une solution de dématérialisation peut facilement apporter un gain de productivité de 40 à 60%. Les principaux bénéfices d'une GED (Doc.ECM) avec Workflow factures fournisseurs sont les suivants :

Réduction des coûts de traitement : dématérialiser vos factures permet de les traiter plus rapidement, réduisant les coûts de saisie, de photocopie et de suivi.

Vos factures accessibles à tout moment : un accès rapide et sécurisé à vos factures et pièces jointes y compris depuis vos logiciels comptables ou ERP.

Communication renforcée : un portail interactif, centralise et met à la disposition de vos équipes, les factures, tâches et rapports.

Plus de satisfaction pour le personnel : une interface ergonomique et un accès immédiat aux dossiers permettent d'améliorer les conditions de travail de vos collaborateurs, pour affecter vos ressources sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Meilleure productivité : un système de workflow, prévient en temps et en heure les bonnes personnes, la traçabilité sur les validations et une gestion plus efficace des litiges fournisseurs.

Contrôle interne renforcé : suppression des risques liés au traitement manuel des factures ou des factures à double.

Meilleur suivi financier : disposez en temps-réel d'indicateurs et tableaux de bord sur le traitement des factures, en particulier en période de clôture. Optimisez la gestion de votre trésorerie en gérant au plus près les règlements.

Le processus dématérialisé de la facture fournisseur dans Doc.Series.

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Capture

Les factures papiers sont numérisées à partir d’un scanner, d’un multifonction, récupérées depuis répertoires spécifiques, ou des OneDrive, Google Drive, Dropbox ou bien des boîtes mails; dans Doc.Capture qui, grâce à ses technologies de LAD/RAD, identifie les éléments importants de ces factures et les extrait pour faciliter leur indexation ainsi que l'auto classification.

A noter que l’application Doc.Capture peut être exécutée en mode service afin que le système insère de manière automatique et transparente les factures.

Contrôle et validation

La GED Doc.ECM propose un tableau simple et intuitif pour l’affiche des factures selon leurs états ( à valider, à imputer, à payer, à exporter ), afin que les collaborateurs traitent uniquement les documents qui lui correspondent. Ces états sont définis selon le processus de l’entreprise. Des Widgets sont également disponibles pour un contrôle et suivi accru.

Workflow / Affectation

La facture peut être affectée de manière automatique ou manuelle au collaborateur qui doit la valider. La GED Doc.ECM propose des workflows paramétrables, permettant de gérer tous les cas de figures, y compris les plus complexes : conditions de règlement, absences, rappels automatiques, notification par mails ou système …

Imputation et insertion automatique au système comptable

La GED Doc.ECM peut s’interfacer avec les principaux ERP du marché (Sage, SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365, Bexio, Winbiz …). Ce qui permet d’accéder contextuellement à toutes les factures et aux pièces jointes depuis le logiciel de comptabilité, mais aussi de partager le même référentiel et d’échanger facilement des informations.

Consultation

Toutes les factures étant indexées et archivées dans la GED Doc.ECM, il est très facile de les retrouver et de les consulter. Mais il est aussi possible d’y accéder directement depuis la fiche fournisseur, sans quitter l’ERP, le système comptable ou le logiciel métier.