Le plan de classement (type de contenu dans le jargon technique ISO), permet dans une dans une gestion électronique des documents (GED) de structurer les documents en utilisant des catégories prédéfinies, comme des dossiers, des sous-dossiers, et des métadonnées pour faciliter la recherche et la gestion de ces documents. Le plan de classement peut être basé sur des règles de gestion de documents, des politiques de l'entreprise, des normes industrielles, etc.. Il est généralement utilisé pour gérer les documents tels que les contrats, les factures, les relevés bancaires, les documents juridiques, tout type de documents d’une organisation.

En résumé, les plans de classement permettent de donner une nature à vos documents.

La société Doc.Series met à disposition de ses intégrateurs, clients, des plans de classement généraux, développés avec des années d'expérience dans une multitude de domaines différents.

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Aujourd'hui c’est l’intelligence artificielle qui peut venir aussi à votre aide pour trouver le plan de classement le plus adapté à votre organisation ou celle de vos clients.

Nous verrons dans cette article un exemple de création d’un plan de classement, contrats par exemple, défini par ChatGPT,

Voici la procédure :

1) Demander à ChatGP de vous définir le plan de classement pour les contrats de votre société ou de votre client

Note : Si vous n’avez jamais utilisé ChatGP, vous trouverez un nombre important de tutoriaux sur internet ou sur YouTube.

Prompt : Quels indexes utiliser pour un type de classement contrats

Voici le résultat :

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L’IA (intelligence artificiel), nous propose :

  • No de contrat
  • Partie nom (client / fournisseur)
  • Date du contrat
  • Type du contrat
  • Catégorie de contrat

C’est vraiment pas mal !

Nous pourrons encore ajouter la **date d’échéance du contrat. **

2) Création du plan de classement dans Doc.ECM

Depuis , l'administration crée le nouveau type de classement (type de contenu).

Administration -> Gestion de contenu -> Types de contenus

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Créer les indexes définie par ChatGPT

Création d'un index

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Voici la structure finale suite à la création des indexes.

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On sauvegarde et on ajoute les droits de création et consultation des documents.

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Insertion d’un nouveau document

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Consultation du document

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