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Formulaire de configuration Doc.ECM et séance kickoff client

Tue, 28 Apr 2026 16:44:11 +0200

Formulaire de configuration Doc.ECM et séance kickoff client

https://form-configuration.doc-ecm.cloud Accéder au formulaire ↗

Application web autonome destinée aux **intégrateurs Doc.SERIES** pour collecter et structurer toutes les informations nécessaires à la configuration d'une instance Doc.ECM (GED) chez un client.

L'outil remplace le questionnaire Word traditionnel par une interface moderne, intuitive et guidée, qui standardise la collecte d'informations et accélère le processus d'intégration.

Caractéristiques principales

Format wizard en 11 étapes guidant l'intégrateur pas à pas

Organisation et authentification (SSO, 2FA)
Services externes (Winbiz, Bexio, Mirus, Wyzio…) et tables internes
Types de documents avec métadonnées et workflows
Utilisateurs et administrateurs
Rôles métier et matrice de droits d'accès
Boîtes aux lettres et alertes automatiques
Intelligence documentaire (IA) et auto-importation
Configuration du Dashboard
Intégration et conformité réglementaire (LPD, RGPD, ZertES)
Checklist de validation
Récapitulatif final avec estimation projet

Productivité

- Pré-remplissage automatique des métadonnées selon les standards GED (15 champs pour factures, 15 pour contrats, etc.) - Templates de workflows standards pré-configurés - Configurations multiples d'auto-import (Doc.ECM, OneDrive, Email, Office 365, Google Drive, FileSystem, API…)

Fiabilité

- Sauvegarde automatique dans le navigateur toutes les 30 secondes - Restauration automatique de la session après fermeture - Validation visuelle des champs obligatoires manquants - Estimation indicative de l'effort d'intégration et des licences

Échange de données

Export / import au format JSON (structure complète)
Export PDF

Design

Interface moderne
Responsive (compatible desktop, tablette, mobile)

Public cible

Les intégrateurs Doc.SERIES qui déploient Doc.ECM chez les clients (PME, fiduciaires, cabinets juridiques, régies, administrations) en Suisse romande et au-delà.

Bénéfices

Bénéficiaire	Apports
Pour l'intégrateur	Standardisation, gain de temps, moins d'erreurs, livrable client professionnel
Pour le client	Visibilité complète sur la configuration, document de référence pour les évolutions futures

IDP - Le traitement de document intelligent

Thu, 19 Feb 2026 14:45:40 +0100

Doc.ECM intègre nativement une solution d’Intelligent Document Processing (IDP) suisse « souveraine » afin d’automatiser la capture, l’extraction et l’analyse des données issues de vos documents. Les documents peuvent provenir de supports papier, puis être numérisés via un scanner ou une imprimante multifonction.

Cette intelligence documentaire analyse le contexte et la structure de contenus comme les factures, contrats, e-mails, documents de RH, puis en extrait des informations directement exploitables pour vos processus métiers.

Il n'est pas nécessaire des application externes de capture : Doc.ECM intègre directement la capture des documents papier, numériques et issus des e-mails, au sein de la même solution.

La plupart des entreprises ont le même problème au quotidien : des documents arrivent partout (PDF par e-mail, scans, pièces jointes, exports ERP…), et quelqu’un doit lire, copier-coller, contrôler, puis saisir des données dans d’autres outils. C’est long, coûteux, et source d’erreurs.

L’Intelligent Document Processing (IDP) vise justement à automatiser cette chaîne, en transformant des documents “humains” (PDF, images, e-mails, formulaires) en données structurées et exploitables, puis en déclenchant des actions (workflows, exports, validations, rapprochements).

Les briques “classiques” d’un IDP

Capture / ingestion : le document arrive (scan, e-mail, import automatique…).
OCR & compréhension ou Vision IA : on récupère le texte, la structure (titres, tableaux) et parfois des paires clé/valeur.
Classification : “Ceci est une facture”, “ceci est une commande”, etc.
Extraction : on récupère les champs utiles (date, montant, numéro, fournisseur…), et des tableaux de lignes.
Validation : contrôles de cohérence (règles, comparaisons avec référentiels, détection d’erreurs).
Workflow / export : on envoie la donnée vers un ERP, une GED, un outil comptable, une approbation interne, etc.

Vidéo démostration

Doc.ECM Version 4.2.2 - Nouvelles fonctionnalités

Thu, 01 Jan 2026 14:52:35 +0100

Découvrez les nouveautés et améliorations de cette version conçue pour rendre votre expérience encore plus fluide et puissante.

🆕 Nouvelles fonctionnalités

Microsoft 365 comme fournisseur d’e-mails
Vous pouvez désormais utiliser Microsoft 365 pour l’envoi de mails au sein de votre organisation, en plus des options SMTP et SendGrid (toujours recommandé pour un envoi sans limite).

Intégration de Wyzio
Wyzio rejoint l’écosystème Doc.ECM en tant que plugin et service externe intégré.

Envoi multi-documents à la reconnaissance IA
Depuis le nouveau modal de document, vous pouvez envoyer plusieurs documents simultanément pour analyse par l’IA.

Comptes multiples pour importation automatique
Configurez plusieurs comptes Google ou OneDrive pour vos imports automatiques, une flexibilité renforcée pour vos flux documentaires.
Refonte complète du cache
Le cache devient obligatoire et a été retravaillé pour une meilleure gestion des cas complexes et des mises à jour plus performantes. Il peut être réinitialisé via un compte SuperAdmin.
Amélioration de la configuration des prompts IA
Les prompts pour la reconnaissance IA sont maintenant plus modulables, permettant des ajustements manuels sans perdre l’automatisation.
Meilleure gestion des champs bi-directionnels
Les champs liés de manière circulaire sont désormais gérés sans risque de boucle infinie lors de la reconnaissance par l’IA.

🔧 Améliorations générales

Reconnaissance IA & recherche floue
Un message guide désormais les utilisateurs pour activer les requêtes de performance nécessaires à la recherche floue sur les éléments reconnus par l’IA.
Permissions Outlook 365 corrigées
Des droits manquants dans la configuration d’import automatique via Outlook 365 ont été corrigés.
Webhooks OneDrive et Google Drive optimisés
Meilleure gestion des conditions de déclenchement pour les intégrations cloud.
Performance mémoire et CPU
Optimisations dans le tableau de bord, la connexion, le moteur de recherche et d'autres modules pour réduire la pression sur les ressources système.
Optimisation des imports pour reconnaissance automatique
Prise en charge étendue pour les formats Office, OpenOffice, PDF, texte et plus.
Reconnaissance IA limitée aux types de contenu configurés
Meilleure précision en ciblant uniquement les types prévus pour l’IA.
Améliorations de sécurité
Plusieurs ajustements ont été faits pour renforcer la sécurité globale de la plateforme.
Compatibilité Bexio mise à jour
L’export vers Bexio est désormais aligné avec la dernière version de l’API.

Doc.ECM Version 4.2.0 - Nouvelles fonctionnalités

Mon, 08 Sep 2025 08:52:23 +0200

Avec la sortie de Doc.ECM v4.2.0, nous franchissons une étape importante. Cette nouvelle version n’apporte pas seulement des améliorations… elle transforme profondément la manière dont vos équipes interagissent avec leurs documents.

🌟 Les principales nouveautés sur plus de 30 ...

1. Intégration renforcée avec vos outils cloud

OneDrive : il est désormais possible d’importer des documents non seulement depuis le répertoire racine, mais aussi depuis des sous-dossiers.

Google Drive : une toute nouvelle intégration permet d’importer vos fichiers, avec prise en compte des sous-dossiers. Une fois intégrés dans Doc.ECM, les fichiers sont automatiquement supprimés de Google Drive, garantissant une gestion centralisée et sécurisée.

2. L’intelligence artificielle au service de vos documents

Création assistée : depuis la fenêtre de création de document, vous pouvez envoyer vos fichiers directement à l’IA pour reconnaissance et classification automatique.

Glisser-déposer intelligent : importez vos documents via la page Autoimport & IA et laissez le système reconnaître automatiquement le type de contenu.

Imputation automatisée : avec le plugin d’imputation, l’IA détecte et extrait les lignes d’imputation dans vos documents, même a posteriori sur des fichiers déjà existants.

3. Automatisation et gain de temps

PDF avec séparateurs QR : simplifiez vos processus en scindant automatiquement vos PDF grâce à l’activation de séparateurs QR.

Conversion automatique en PDF : convertissez vos fichiers directement dans le workflow pour les signer numériquement, sans outils externes.

Reprise automatique des signatures échouées (QuoVadis) : en cas d’échec, le processus est automatiquement relancé, garantissant la continuité de vos opérations.

4. Workflows plus puissants et flexibles

Configurez désormais un nombre minimum de validateurs requis avant de passer à l’étape suivante.

Profitez d’une visualisation améliorée des workflows, avec zoom et déplacement pour une meilleure lisibilité.

5. Expérience utilisateur enrichie

Nouvelle vue Tableau : affichez vos documents sous forme de tableau pour une meilleure lisibilité et un suivi plus rapide.

Suppression des anciens jobs : un bouton dédié dans l’écran de gestion des données permet de faire le ménage facilement.

Sécurité renforcée : ajout d’un utilisateur ElasticSearch dédié et compatibilité SAML DuoSecurity.

6. Doc.ECM v4.2.0 intègre également :

Des traductions améliorées.
Des modèles IA mis à jour.
Optmisation des moteurs d'IA
Plus de 50 corrections et optimisations mineures pour rendre l’expérience plus fluide et fiable.

Version 4.1 – Ce qu’il faut retenir : 10 nouveautés / améliorations qui vont vous simplifier la vie

Mon, 09 Jun 2025 20:23:41 +0200

Plus de 50 amélioration et fonctionnnalités ont été réalisé dans cette nouvelle de version de Doc.ECM, voici 10 nouveautés / améliorations de cette version.

1. Une expérience « Delegations » totalement revisitée

La délégation de tâches et de droits n’est plus un simple paramètre : c’est désormais un parcours visuel et guidé.

Pourquoi c’est important ?

Remplacements de vacances plus rapides
Contrôles d’accès granulaires sans passer par l’administrateur
Traçabilité complète (audit) de chaque délégation
Mode impersonation sécurisé : le délégué agit au nom du titulaire tout en laissant une trace claire de chaque action, le tout en accedant à son tableau de bord.

2. L’IA gagne en précision et en souplesse

Nouveauté	Bénéfice utilisateur	Exemple concret
Reconnaissance IA des listes + recherche floue	Trouve la bonne valeur même si elle est mal orthographiée ou differente de la valeur recherché	Tapez “Syndic genebois” → l’IA propose “Syndicat Genevois”
Variables système dans les requêtes	Centralisez les infromations comme les montants récurrents, nom etc... et réutilisez-les partout dans le système, surtout au niveau des configurations, par exemple dans le Workflow afin de mieux matrîser les conditions

3. Des recherches encore plus rapides

Mécanisme « Fast Query » optimisé avec l'IA
Lazy loading pour les listes volumineuses : la base de données n’est interrogée que lorsque vous commencez à taper, réduisant la charge serveur de plus de 60 %.
Alerte des performances si un champ reste coûteux en performance, avec guide pas-à-pas pour corriger.

4. Nouvelle vue Activity Registry

Accédez depuis l’interface à :

Statut d’envoi des e-mails
Jobs planifiés
Suppressions automatiques

Le tout filtrable par organisation, date ou type d’activité. Gain de temps pour le support et les audits internes.

5. Sécurité & conformité renforcées

Blocage AD : un compte ou mot de passe désactivé côté Active Directory ? L’accès est immédiatement refusé.
SuperAdmin : double saisie du mot de passe (+ 2FA bientôt obligatoire).
Trace « Imprésion de documents » : chaque demande d’impression est désormais consignée dans la table d’audit.
Migration des modules sensibles à la dernière version du framework, pour plus de sécurité et performance.

6. Collaboration documentaire encore plus fluide

Enregistrer directement dans le viewer : Edition directement sur le document; éditez, cliquez, c’est sauvegardé ; le document passe automatiquement à la version majeure suivante.
Lien entre documents : reliez devis, contrat et facture en un clic ; vos dossiers sont complets et faciles à retrouver.
Distribution individuelle : terminez ou relancez chaque distribution sans perturber les autres destinataires.
Champ “commentaire” obligatoire pour conserver le contexte de chaque envoi interne.
Edition de documents PDF editables

7. Intégrations et plugins mis à jour

Intégration Qu’est-ce qui change ? Action requise

Bexio : Nouveau mode d’authentification Reconfigurer le token avant la prochaine synchronisation
OneDrive Auto-import : Par webhooks (import instantané)
Webhooks dans l'API Doc.ECM : Déclenchez vos workflows en temps réel lors de chaque événement.
CHAT AI : Réponses enrichies : contextuelles, tableaux, JSON exportableRéponses contextuelles, réponses en forme de tableau, réponse en format JSON, ... pour être exportés à des logicieles tiers.

8. Administration simplifiée

Tableau Logged Users pour SuperAdmin : qui est connecté, quand, et à quel produit.
Nouveaux réglages unifiés pour les serveurs e-mail (organisation & SuperAdmin).
Affectation automatique des nouveaux droits à l'administrateur

9. Performances générales optimisées

Toutes les organisations – petites ou grandes – bénéficient désormais d’un gain de vitesse tangible :

Création et édition de documents jusqu’à 20 % plus rapides, grâce à une gestion mémoire affinée et à l’optimisation des écritures en base.
Charge serveur réduite : les appels inutiles à la base sont éliminés, diminuant la consommation CPU de près d’un tiers sur des charges de test réelles.

10. Correctifs

Expiration de mot de passe désormais plus fiable (utilisateurs & organisations)
Recherche plein texte : plus d’enregistrements “vides”
Listes et regroupements : amélioration visuelle des documents

Types de contenus

Fri, 21 Feb 2025 18:09:50 +0100

Importance des Types de Contenus et Métadonnées dans une GED

Dans la gestion électronique des documents (GED), les types de contenus et leurs métadonnées jouent un rôle essentiel pour organiser, retrouver et exploiter efficacement les informations.

Avec les avancées technologiques, notamment l'intégration d'outils d'intelligence artificielle et de reconnaissance automatique des documents, il devient crucial d'utiliser des structures de contenus optimisées.

Voici quelques exemples de types de contenus couramment utilisés dans les projets intégrant des processus optimisés, accompagnés d'explications et d'exemples d'utilisation. Avant, ces métadonnées ou index étaient principalement utilisés pour la recherche des documents. Aujourd'hui, avec la reconnaissance automatique, plus besoin de saisies manuelles chronophages : ces données servent désormais aussi à générer des statistiques précieuses et à alimenter les prises de décision stratégiques en entreprise.

Types de contenus

Les types de contenus définissent les catégories ou formats de documents que le système GED peut gérer. Chaque type de contenu correspond à un document spécifique ou à un processus métier (par exemple : factures, contrats, rapports). Ils permettent de structurer les documents selon leur nature et leur finalité.

Factures fournisseurs (sans connexion au système comptable ou ERP)

Ces documents concernent les transactions d’achat auprès des fournisseurs.

Exemple d'utilisation : Une entreprise reçoit des factures de différents fournisseurs et les classe automatiquement selon les métadonnées définies.

Type de contenu	Métadonnées	Valeurs / Options	Type de données
Factures Fournisseurs	Type de document	Facture, Note de crédit, Rappel	Liste
	Nom du fournisseur		Texte
	N° de facture		Texte
	Date		Date
	Devise	CHF, EUR, USD	Liste
	Montant		Nombre
	Taux TVA	8.1, 3.8, 2.6, 0	Liste
	N° de commande		Texte
	Date d'échéance		Date
	QRIBAN		Booléen
	État	À valider N+1, À comptabiliser, Archivé	Liste
	Validateur	Val 1, Val 2, Val 3	Liste

Factures fournisseurs (avec connexion au système comptable ou ERP)

Ces documents concernent les transactions d’achat auprès des fournisseurs.

Identique au précédent, avec l'ajout de :

Métadonnées	Type de données
Nom du fournisseur	Liste
N° IDE (TVA) fournisseur	Texte

Factures Débiteurs

Ces documents concernent les transactions de vente à des clients ou débiteurs.

Exemple d'utilisation : Suivre efficacement les factures émises et assurer un meilleur suivi des paiements.

Type de contenu	Métadonnées	Type de données
Factures Débiteurs	Nom du débiteur	Texte
	N° de facture	Texte
	Montant	Nombre
	Date	Date

Contrats Fournisseurs

Ces documents formalisent les accords entre l'entreprise et ses fournisseurs.

Exemple d'utilisation : Suivre les échéances des contrats pour anticiper les renégociations ou renouvellements.

Type de contenu	Métadonnées	Valeurs / Options	Type de données
Contrats Fournisseurs	Nom du fournisseur/Tiers		Texte
	N° de contrat		Texte
	Date du contrat		Date/Heure
	Type de document	Assurance, Bail, Prestations, Logiciel, Informatique, Location	Texte
	Date début contrat		Date/Heure
	Date fin contrat		Date/Heure
	Date de préavis		Date/Heure
	Objet du contrat		Texte
	État	Actif, En révision, Archivé	Texte

Contrats Clients

Ces documents formalisent les accords commerciaux avec les clients.

Exemple d'utilisation : Centraliser tous les contrats clients pour faciliter l’accès et le suivi administratif.

Type de contenu	Métadonnées	Valeurs / Options	Type de données
Contrats Clients	Nom du client		Texte
	Date du contrat		Date/Heure
	Type de document	Assurance, Bail, Licences, Agent Commercial, Logiciel SaaS, D'apport d'affaires, Lettre d'intention, Prestation Informatique, Location	Texte
	Date début contrat		Date/Heure
	Date fin contrat		Date/Heure
	Objet du contrat		Texte
	État	Actif, En révision, Archivé	Texte
	Responsable interne		Texte
	Montant du contrat		Nombre
	Devise	CHF, EUR, USD	Liste

Courrier entrant

Ces documents regroupent toutes les communications reçues par l'entreprise.

Exemple d'utilisation : Automatiser la distribution interne et l’archivage sécurisé des courriers reçus.

Type de contenu	Métadonnées	Valeurs / Options	Type de données
Courrier entrant	Expéditeur/Émetteur (ID)		Texte
	Destinataire (ID)	Liste interne	Texte
	Date du document (DT)		Date/Heure
	Type de document (ID)	Note interne, Directive, Contrat, Lettre, Email, etc.	Texte

RH - Dossier collaborateur

Ces documents contiennent toutes les informations relatives aux collaborateurs.

Exemple d'utilisation : Faciliter la gestion administrative des employés, depuis l’embauche jusqu’à la gestion des carrières.

Métadonnées	Type de données
No Collaborateur	Nombre
Noms & Prénoms	Texte
Date de naissance	Date
Fonction	Texte
Date	Date
Type de document	Texte

Importance dans une GED

L’association de types de contenus et de métadonnées permet :

Une recherche rapide : grâce à des métadonnées précises, les documents sont facilement localisables.
Une gestion automatisée : workflows basés sur des types de contenus, facilitant l’automatisation (ex. : validation automatique des factures).
La conformité réglementaire : garantie que chaque document respecte les obligations légales et internes.

Dans une solution comme Doc.SERIES, les types de contenus et leurs métadonnées sont entièrement configurables, s’adaptant ainsi aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Les erreurs à éviter pour réussir un projet de GED en entreprise

Sun, 12 Jan 2025 10:11:30 +0100

La dématérialisation des documents répond à de nombreux enjeux : télétravail, productivité, conformité légale. Pour réussir votre projet de Gestion Électronique de Documents (GED), voici les erreurs à ne pas commettre.

1️⃣ Considérer la GED comme un simple outil

Un projet de GED est avant tout un projet global d’entreprise. Il doit répondre aux besoins actuels tout en anticipant la transformation numérique à moyen terme. La GED n’est pas seulement un logiciel, mais un levier stratégique pour atteindre des objectifs définis par les différentes directions. Impliquer les utilisateurs dès le choix de l’outil favorise leur adhésion et simplifie la conduite du changement.

2️⃣ Négliger la politique d’archivage

Une politique d’archivage claire améliore l’utilisation quotidienne de la GED. Avant la mise en place, définissez :

La durée de conservation des documents.
Leur niveau de confidentialité.
Les métadonnées associées.

Veillez à respecter les obligations légales en matière de protection des données.

3️⃣ Sous-estimer l’acquisition des documents

L’acquisition des documents est essentielle pour une GED efficace. Un bon système doit permettre :

Le traitement des documents papier.
L’automatisation de l’intégration des fichiers numériques (serveurs, emails).

Prévoyez dès le départ des solutions adaptées à vos flux documentaires.

4️⃣ Imaginer un processus unique de dématérialisation

La gestion documentaire couvre tout le cycle de vie du document :

Acquisition : Intégration et numérisation des documents.
Gestion : Consultation, modification, recherche.
Circulation : Automatisation des flux documentaires.

Une GED réussie doit gérer l’ensemble de ces étapes de manière cohérente.

5️⃣ Oublier l’interopérabilité

Votre GED doit s’intégrer harmonieusement au système d’information existant (ERP, comptabilité, RH…). Vérifiez que l’outil choisi propose des connecteurs API ou des échanges de fichiers normalisés pour assurer une interaction fluide avec vos logiciels métiers.

Conclusion

Une GED réussie repose sur une approche globale, anticipant les besoins futurs, impliquant les collaborateurs et assurant une parfaite intégration dans l’écosystème digital de l’entreprise.

Nouvelles fonctionnalités Doc.ECM 4.0 AI Ready

Mon, 25 Nov 2024 18:53:46 +0100

La version 4.0 de Doc.ECM marque une évolution majeure en intégrant l'intelligence artificielle de manière native.

Cet article présente les principales nouveautés et fonctionnalités de cette version, conçues pour répondre aux besoins des utilisateurs et des intégrateurs.

Autoimportation de documents

Cette fonctionnalité permet d'importer de manière automatique les documents que soit par

Email (SMPT)
Email Office 365
Répertoire / Disque réseaux / Répertoire partagé.
Applications tiers

Il est possible de gérer simultanément plusieurs canaux d'importation, tels que les e-mails entrants (par exemple : factures@ma-societe.ch), l'importation de documents papier via des imprimantes multifonctions ou des scanners, le partage de fichiers via OneDrive accessible à plusieurs collaborateurs, ainsi que les documents provenant de sources externes.

Moteurs de reconnaisance IA

Cette version intègre trois moteurs d'intelligence artificielle : Doc.SERIES AI, AI Document Intelligence de Microsoft et LLM's Swiss, avec une approche de réingénierie optimisée.

Cette technologie offre l'avantage de combiner les trois moteurs, permettant ainsi d'atteindre un niveau d'analyse et de reconnaissance supérieur.

Nouvelle écran d'indexation des documents

Lorsque les documents passent avec succès la phase d'OCR et de reconnaissance, ils sont automatiquement dirigés vers la bannette à documents. En revanche, en cas d'erreur ou de non-respect des règles définies, ils sont redirigés vers l'écran d'indexation manuelle pour traitement.

Cet écran permet une collaboration en temps réel entre plusieurs utilisateurs, facilitant ainsi le traitement et la validation des documents de manière efficace et coordonnée.

Conteneurs de documents

Les conteneurs de documents peuvent être partagés avec des applications externes, offrant ainsi une intégration fluide et une meilleure interopérabilité entre les systèmes.

Notification suite à un commentaire dans un document

Lorsqu'un commentaire est ajouté, il est désormais possible de spécifier l'envoi d'une notification par e-mail à la personne mentionnée dans le commentaire.

Indexation automatique dans Doc.ECM

Les documents sont désormais automatiquement indexés par le système, avec la possibilité d'une gestion manuelle en cas de problème.

Nouveau diagramme visuel de Workflow

Cette version améliore la visualisation des diagrammes de workflow, désormais générés de manière dynamique pour offrir une expérience plus intuitive et interactive.

API Doc.ECM

De nouveaux endpoints ont été mis à disposition, pour permettre une interaction accrue et plus fluide avec les applications externes.

Notes de version

Veuillez prendre connaissance des nouvelles fonctionnalités introduites dans cette version.

https://releasenotes.atlon.ch/doc-ecm/version/593

Conservation numérique des contrats

Sun, 27 Oct 2024 21:33:54 +0100

Voici un tableau avec des informations générales sur les différents types de contrats en Suisse, leurs délais de conservation légaux et la forme recommandée (électronique ou papier). Ce tableau est basé sur les pratiques de conservation suisse et les exigences légales en matière de responsabilité et de preuve.

Note importante :
Les délais indiqués sont basés sur des pratiques générales et/ou des lois et peuvent varier en fonction de la spécificité de l’accord ou de la législation cantonale applicable. La numérisation permette une conservation sécurisée et accessible, pourvu que les formats électroniques suivent les standards de lisibilité à long terme (PDF/A) et valeur probante.

Garantir l'intégrité et l'authenticité des documents électroniques

Thu, 20 Jun 2024 23:16:26 +0200

Doc.ECM en passant par Sealsign de QuoVadis permet la signature électronique juridiquement efficace de n'importe quel type de document en utilisant un cachet électronique (certificat).

Les documents signés acquièrent ainsi une valeur probante, car ils garantissent l'intégrité (inaltérabilité) et l'authenticité du document envers le destinataire et le législateur. Les documents signés électroniquement avec Sealsign de QuoVadis, tels que les factures, satisfont pleinement aux exigences de l'archivage électronique (Geschäftsbücherverordnung GeBüV) ainsi que de la loi suisse sur la signature électronique (ZertES).

La signature numérique « sealsign » prend en charge la signature juridiquement contraignante de tout fichier électronique. L'utilisation de « sealsign » permet la conformité avec les lois pertinentes, la signature électronique (Loi fédérale sur la signature électronique) ainsi que la facturation électronique et l'archivage électronique (Ordonnance Olico). Avec l'utilisation de signatures numériques, le destinataire et le législateur sont assurés de l'authenticité et de l'intégrité d'un fichier / document. Que ce soit pour des PME ou de grandes entreprises, sealsign permet d'optimiser les processus d'affaires et de réduire les coûts.

Signature

Avec sealsign, la signature appropriée est générée depuis la GED. Une fois dans le système d’archivage, le document est signé, et il est simple et rapide de vérifier si la signature numérique et le certificat étaient valides au moment choisi. La vérification de la signature est documentée. Par conséquent, les exigences sont prises en compte.

Time Stamp

L'horodatage est incorporé pour imposer une heure sur cette valeur probante. L'horodatage confirme que le contenu existait à un moment donné.

Sécurité

La solution d’archivage électronique veille à ce que seules les parties autorisées puissent lire les informations.

Processus transparent dans Doc.ECM pour les utilisateurs